Damit PDF-Dokumente barrierefrei zugänglich sind, müssen die Ausgangsdokumente schon entsprechend gestaltet werden. Einige zentrale Tipps und Hinweise:

• Arbeiten Sie immer mit Formatvorlagen, damit Überschriften, Aufzählungen, Links usw. von Screenreadern auch als solche erkannt werden. Das heißt: Formatieren Sie in Word nur mit vorgesehenen Formatvorlagen (Standard, Überschrift 1, 2, 3, Listen usw.). Fügen Sie Tabellen über „Tabelle einfügen“ ein. Nutzen Sie in Powerpoint immer die Mastervorlagen, wenn Sie neue Folien einfügen. Prüfen Sie auf den Folien die Lesereihenfolge, z.B. indem Sie sich mit der Tabulatortaste durch die Folie bewegen. Die Lesereihenfolge lässt sich über „Anordnen – Auswahlbereich“ ändern.

• Bilder, Grafiken und andere Nicht-Textelemente brauchen Alternativtexte. Alternativtexte sind kurze Beschreibungen der Bilder. Sie werden über das Kontextmenu eingegeben (Version 2016 „Grafik formatieren – Layout und Eigenschaften – Alternativtext“, Version 2019 „Bildformat – Alternativtext“). Bei komplexen Grafiken kann es sinnvoll sein, die längere Beschreibung direkt im Dokument zu veröffentlichen. Vier kurze Regeln zu Alternativtexten vom DBSV. In Bildungskontexten können die Bildbeschreibungen je nach didaktischen Zielen komplizierter sein. DoBuS berät Sie gerne und hat ebenfalls vier Regeln für Bildbeschreibungen im Bildungskontext zusammengestellt. 

• Achten Sie auf gute Kontraste zwischen Vorder- und Hintergrund (Schrift und Hintergrund). Helle Farben auf weißen Untergrund sind nur schlecht zu erkennen. Bei hellen Schriften auf dunklem Hintergrund sollte eine kräftigere Schriftstärke (halbfett/fett) verwendet und die Schriftgröße um ca. 10 Prozent erhöht werden.  Das zentrale Maß ist das Kontrastverhältnis, das bei Text 4,5:1 und bei Überschriften 3:1 betragen sollte. Hilfreich sind Kontrastrechner wie der Colour Contrast Analyser oder von leserlich.info.

• Vermeiden Sie unruhige Hintergründe oder Farbverläufe hinter Texten.

• Verwenden Sie gut lesbare Schriften ohne Serifen wie Akkurat, Calibri, Lucida Sans. Ausführliche Infos zur Lesbarkeit von Schriften bietet leserlich.info.

• Farbfehlsichtigkeiten sind eine häufige Sehbeeinträchtigung. Farbe sollte deshalb nicht als einziges Unterscheidungsmerkmal eingesetzt werden (z.B. rot=falsch, grün=richtig). Die Informationen sollten zusätzlich durch Schrift oder Form erhältlich sein. Mit dem Adobe Farbrad können Sie Farbkombinationen testen, es simuliert häufige Farbfehlsichtigkeiten.

• Nutzen Sie die Barrierefreiheitsprüfung von Word und Powerpoint, um Ihr fertiges Dokument zu prüfen. Die automatische Prüfung kann nicht alle Fehler entdecken, aber viele.

Ist Ihr Ausgangsdokument barrierefrei, stehen die Chancen gut, dass auch das PDF barrierefrei wird. Allerdings ist PDF ein schwieriges Format in Bezug auf Barrierefreiheit. Bei längeren Dokumenten mit Spalten oder eingefügten Bildern kann es sein, dass das Dokument in Acrobat Pro noch bearbeitet werden muss, um eine korrekte Lesereihenfolge für Screenreader zu erzeugen. Deshalb ist es hilfreich und für alle Beteiligten mit weniger Aufwand verbunden, Studierenden, die mit Screenreadern arbeiten, das Dokument in Word oder Powerpoint zur Verfügung zu stellen.